Apa itu Analisis Jabatan ?
Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Analisis Jabatan atau job
analysis ini adalah sebuah proses untuk mengidentifikasikan dan menentukan
secara rinci tugas dan persyaratan pekerjaan tertentu serta kepentingan yang
berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pekerjaan tertentu.
Sedangkan definisi Analisis Jabatan menurut Keputusan Menteri
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004 tentang Ketentuan Struktur
dan Skala Upah adalah proses metode secara sistematis untuk memperoleh data
jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan yang dipergunakan untuk berbagai
kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan dan Manajemen Sumber Daya
Manusia.
Job Analysis ini juga bisa dikatakan sebagai sebuah proses
yang melakukan eksplorasi secara sistematis di dalam suatu jabatan. Serta
melakukan studi dan pencatatan tanggung jawab, tugas, keterampilan yang harus
dimiliki, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan yang dibutuhkan
pada pekerjaan atau jabatan tersebut untuk kepentingan MSDM.
Artinya, semua faktor yang dibutuhkan oleh pekerjaan dan apa
yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang mengisi jabatan tersebut atau
pekerjaan tersebut agar dapat bekerja secara produktif harus diidentifikasikan
secara sistematis, jelas dan rinci dalam Analisis Jabatan ini.
Tujuan Analisis Jabatan
1. Proses Rekrutmen atau Seleksi
Analisis Jabatan membantu manajemen untuk menentukan jenis
orang yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan tertentu.
Analisis jabatan menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja,
keterampilan teknis, fisik, emosional serta keahlian pribadi seseorang untuk
bisa melakukan pekerjaan dan mengisi posisi yang dibutuhkan. Digunakannya
prosedur job analysis ini bertujuan untuk mendapatkan SDM yang tepat untuk
mengisi posisi sebuah jabatan ataupun pekerjaan yang tepat dan sesuai.
2. Menilai Kinerja Karyawan (Performance Anaysis)
Dengan job analysis ini, pihak manajemen bisa memeriksa
apakah sasaran dan tujuan pekerjaan yang dibebankan ke karyawan yang
bersangkutan sudah tercapai atau belum. Hal ini dikarenakan analisis jabatan
juga bisa digunakan untuk membantu menentukan standar kerja, kriteria evaluasi
dan hasil kerja individu atau karyawannya. Maka, keseluruhan kinerja seorang
karyawan bisa diukur dan dinilai sesuai dengan dokumentasi pekerjaan yang
tersedia di dalam prosedur job analysis ini.
3. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Kemudian, job analysis ini juga biasa digunakan untuk menilai
kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Caranya dengan melihat
perbandingan antara hasil kerja yang diharapkan dengan kenyataan (aktual)
kinerja karyawan. Inilah yang akan menentukan tingkat pelatihan yang perlu
diberikan kepada karyawan tersebut. Dengan job analysis ini, manajemen bisa
menentukan isi pelatihan, peralatan serta perlengkapan yang digunakan untuk
melakukan pelatihan serta metode yang akan digunakan untuk pelatihan. Sehingga
hasil yang didapatkan akan sesuai dengan planning dan bisa meningkatkan
efisiensi perusahaan.
4. Manajemen Kompensasi
Terakhir, analisis jabatan ini ternyata juga memiliki peranan
yang penting dalam menentukan paket gaji, tunjangan dan insentif karyawan.
Tentunya, paket gaji seorang karyawan pada dasarnya tergantung pada keadaan,
jabatan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Proses
ini bisa membantu untuk manajemen khususnya manajer sumber daya manusia untuk
menentukan kompensasi yang harus diberikan pada karyawan yang melakukan
pekerjaan tersebut.
Fungsi Analisis Jabatan
1. Pengadaan Tenaga Kerja
Tak jauh berbeda dengan proses rekrutmen, fungsi dari
analisis jabatan ini salah satunya adalah untuk melakukan pengadaan tenaga
kerja. Spesifikasi jabatan ini akan menjadi stkamur untuk bagian personilia
yang dipergunakan sebagai pembandingan para calon tenaga kerja. Isi spesifikasi
jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi.
2. Pelatihan
Masih berkaitan dengan tujuan pelatihan dan pengembangan
karyawan, job analysis ini juga berfungsi sebagai salah satu bentuk
“pelatihan”. Hal yang membedakan adalah isi dari uraian tugas serta pekerjaan
bisa dipergunakan sebagai dasar untuk mengambil keputusan, khususnya dalam hal
program pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia.
3. Evaluasi Kerja
Analisis jabatan bisa berfungsi sebagai alat untuk melakukan
evaluasi kerja. Karena di dalamnya berisikan persyaratan serta uraian jabatan.
Sehingga bisa dinilai sebagai dasar untuk menentukan nilai pegawai dalam
pemberian kompensansi yang layak.
4. Penilaian Prestasi
Job analysis bisa pula dijadikan sebagai penilaian prestasi.
Karena, analis jabatan bisa digunakan untuk menentukan apakah pekerjaan bisa
diselesaikan dengan baik. Maka deskripsi jabatan akan sangat amat membantu
untuk pemilihan sasaran pekerjaan.
5. Promosi dan Transfer Pegawai
Terakhir, analisis jabatan bisa digunakan sebagai ajang
promosi dan transfer pegawai. Informasi serta data pegawai akan membantu proses
pengambilan keputusan sebagai dasar program promosi dan transfer pegawai.
Manfaat Analisis Jabatan
1. Bisa untuk penarikan serta seleksi tenaga kerja.
2. Sebagai Penempatan posisi tenaga kerja.
3. Penentu pendidikan/pelatihan dari tenaga kerja.
4. Sebagai keperluan dalam penilaian kerja.
5. Bisa untuk perbaikan syarat dalam pekerjaan.
6. Sebagai alat promosi jabatan pada tenaga kerja.
7. Bisa digunakan untuk perencanaan
organisasi.
Proses Pelaksanaan dalam melakukan Analisis Jabatan
1.Mengkaji informasi internal perusahaan yang berkaitan
dengan jabatan perusahaan
Langkah pertama yang perlu dilakukan mengkaji informasi yang
ada di dalam perusahaan. Hal ini harus bisa dilakukan secara keseluruhan dan
berdasarkan kesesuaian jabatan dalam perusahaan. Artinya bila informasi
internal mengenai jabatan tidak benar, proses analisa belum bisa dianjurkan
pada tahap selanjutnya.
2.Penentuan penggunaan informasi
Bila perusahaan sudah mendapatkan informasi lengkap mengenai jabatan
dalam perusahaan secara keseluruhan, seperti job desc, kualifikasi dan yang
lainnya, maka saatnya perusahaan mulai menentukan pemakaian informasinya.
Perusahaan harus sudah memiliki tujuan yang jelas untuk informasi tersebut,
jangan sampai salah dalam penggunaannya, agar tidak keliru nantinya.
3.Memilih jabatan
Proses pemilihan jabatan yang akan dilakukan analisis juga
sangat penting dilakukan. Bila memang Anda hanya membutuhkan divisi dan jabatan
tertentu untuk dilakukan analisis jabatan, tidak seharusnya semua divisi dalam
perusahaan diikut sertakan. Karena bila sudah jelas, akan lebih baik bila
langsung menganalisis pada divisinya tanpa melibatkan divisi lain.
4.Pengumpulan data
Bila ketiga langkah di atas sudah dilakukan, hal selanjutnya
yang harus perusahaan lakukan adalah mengumpulkan data. Dengan teknik analisis
jabatan yang sudah dilakukan, tentunya perusahaan akan mendapatkan data. Nah,
kumpulkan data-data tersebut jangan sampai tercampur oleh data perusahaan yang
lain.
5.Siapkanlah uraian jabatan
Dalam proses analisis jabatan juga sangat penting untuk Anda
untuk menyiapkan uraian yang jelas mengenai jabatan yang telah disediakan oleh
perusahaan. Ini akan membantu menjelaskan mengenai gambaran dari pekerjaan
tersebut. Uraian jabatan juga akan mempermudah perusahaan saat akan menjelaskan
mengenai tugas jabatan tertentu.
6.Siapkan spesifikasi jabatan
Selain uraian dari jabatan yang sedang dilakukan analisis,
selanjutnya perusahaan juga harus menyiapkan spesifikasi jabatannya. Ini akan
lebih mempermudah dalam proses analisisnya, mengenai jobdesk dari jabatan
tertentu serta hal yang dibutuhkan lainnya.
7.Memanfaatkan informasi
Bila sudah mendapatkan informasi yang sesuai dengan langkah 1
sampai 6, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah memanfaatkan informasi
tersebut. Ini sangat berguna terutama untuk
melakukan perencanaan jabatan, perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM),
proses rekrutmen dan juga seleksi karyawan dalam perusahaan, menetapkan
pelatihan dan juga pengembangan karyawan, melakukan penilaian kinerja pada
karyawan, menetapkan besaran kompensasi dan juga mematuhi apa yang telah
ditetapkan oleh hukum.
7 hal di atas bisa menjadi langkah paling tepat agar perusahaan
dapat melakukan analisis jabatan yang sesuai. Karena bila mendapati kesalahan
dalam proses analisisnya kemungkinan perusahaan harus mengulang prosesnya lagi
agar memperoleh hasil yang positif. Jangan terburu-buru, siapkan waktu khusus
untuk melakukan analisisnya. Tidak apa-apa harus menghabiskan waktu yang agak
lama bila memang itu baik untuk perusahaan dan para karyawan yang bekerja.
Selain itu, perusahaan juga sebaiknya menyerahkan proses analisis jabatan para
orang yang tepat, yang benar-benar memahami bagaimana alur nya.
Sumber : https://www.linovhr.com/hal-yang-wajib-dilakukan-dalam-analisa-jabatan/
https://jojonomic.com/blog/analisis-jabatan/
Sumber : https://www.linovhr.com/hal-yang-wajib-dilakukan-dalam-analisa-jabatan/
https://jojonomic.com/blog/analisis-jabatan/
